Choose the type of message and the channel, fill in your details and you'll get a neat text for WhatsApp, SMS or e-mail straight away. Copy or open directly in WhatsApp. Below are ten ready-made examples.
Everything happens in your own browser: nothing is saved or sent.
Don't want to do this manually every time? With Slimbot Appointments a reminder is sent automatically via WhatsApp the day before, from your own number.
An appointment confirmation is the message you send immediately after booking an appointment, so the customer has everything in writing. An appointment reminder is sent later, usually a day in advance.
Your business name, the customer's name, date and time, the address or video link, the service and how the customer can reschedule or cancel.
Immediately after the appointment is made, by phone, at the desk or online. This way the customer sees straight away whether the day and time are correct.
E-mail suits formal appointments and attachments. WhatsApp is personal and the customer can reply immediately. SMS arrives even without internet, but keep it short.
Address the customer as you would on the phone or at the counter. In the generator above, you choose the tone yourself.
Ready-made texts to copy. Replace the names and details with your own, or create your own version above.
Hoi Sanne, je afspraak bij *Studio Voorbeeld* staat vast ✅ 📅 donderdag 2 oktober 🕒 14:30 ✂️ Knippen & föhnen 📍 Dorpsstraat 12, Utrecht Kun je toch niet? Stuur ons even een berichtje in dit gesprek, dan zoeken we een nieuw moment. Tot donderdag!
Onderwerp: Bevestiging van uw afspraak op donderdag 2 oktober om 10:00 Beste meneer Jansen, Hierbij bevestigen wij uw afspraak bij Adviesbureau Voorbeeld. Datum: donderdag 2 oktober Tijd: 10:00 Adres: Stationsplein 5, Amersfoort Neem gerust uw laatste jaaropgave mee. Kunt u onverhoopt niet komen? Laat het ons dan uiterlijk een werkdag van tevoren weten door op deze e-mail te reageren. Met vriendelijke groet, Adviesbureau Voorbeeld
Herinnering Praktijk Voorbeeld: morgen do 2 okt om 09:15 uw afspraak, Kerkweg 8 Zeist. Verhinderd? Laat het vandaag weten via 030-1234567.
Goedemiddag mevrouw De Vries, een vriendelijke herinnering: morgen, donderdag 2 oktober om 09:15, heeft u een afspraak bij *Praktijk Voorbeeld*. 📍 Kerkweg 8, Zeist Lukt het niet? Laat het ons vandaag nog weten via dit gesprek, dan kan een andere patiënt uw plek krijgen. Tot morgen!
Hoi Mark, over een uur, om 15:00, hebben we ons videogesprek. 💻 Deelnemen kan via deze link: https://meet.example.com/abc-defg Je hoeft niets te installeren. Tot zo! Team Voorbeeld
Beste Lisa, bedankt voor uw reservering bij *Restaurant Voorbeeld* 🍽️ 📅 zaterdag 4 oktober 🕒 19:00 👥 4 personen 📝 1 persoon glutenvrij We houden de tafel 15 minuten voor u vast. Wordt het later of komt u met minder personen? Laat het ons even weten in dit gesprek. Tot zaterdag!
Hoi Tom, je afspraak bij *Studio Voorbeeld* is verzet 🔁 Nieuw moment: 📅 vrijdag 3 oktober 🕒 11:00 📍 Dorpsstraat 12, Utrecht Komt dit toch niet uit? Laat het ons weten, dan kijken we opnieuw. Tot vrijdag!
Onderwerp: Uw afspraak van donderdag 2 oktober is geannuleerd Beste mevrouw Bakker, Zoals afgesproken hebben wij uw afspraak van donderdag 2 oktober om 13:00 geannuleerd. Er zijn geen kosten aan verbonden. Wilt u een nieuwe afspraak maken? Reageer op deze e-mail met een paar momenten die u uitkomen. Met vriendelijke groet, Praktijk Voorbeeld
Hoi Sanne, we hadden je vandaag om 14:30 verwacht bij *Studio Voorbeeld*, maar hebben je helaas gemist. Geen zorgen, er kan altijd iets tussenkomen. Wil je een nieuwe afspraak maken? Stuur ons een berichtje met een dag die jou uitkomt, dan plannen we je graag opnieuw in.
Installatiebedrijf Voorbeeld: onze monteur komt do 2 okt tussen 08:00 en 12:00 op Lindelaan 3. Wij bellen 30 min vooraf. Vragen? Bel 020-1234567.
Five things that make the difference between a message that gets read and an empty chair.
Who, when and where: on a phone screen the customer often sees only the notification. Put date and time at the front.
"Thursday 2 October" is clearer than "2-10". Especially for customers who live abroad or are used to a different date notation.
A customer who can easily cancel is more likely to do so than simply not show up. Then you can still fill the slot.
Up to 160 standard characters is one SMS. One emoji or a character such as "€" makes it a different type of message with a limit of 70 characters.
No reproach, but an invitation to reschedule. Most missed appointments are forgotten, not deliberate.
A short message with which you confirm a made appointment in writing: who, when, where and how the customer can reschedule. You send it immediately after the appointment is made, via WhatsApp, SMS or e-mail. That way the customer has the details to hand and any misunderstanding about day or time can be corrected straight away.
Put the date and time in the subject line, start with "We hereby confirm your appointment", then mention date, time, address or video link and what the customer should bring, and close with how they can reschedule. Formal or informal depends on how you normally address the customer; example 2 above is a business version.
Minimum: your company name, the customer's name, date and time, the location (address or video link) and how the customer can reschedule or cancel. Optionally the treatment or service, the expected duration and something practical like parking or what the customer should bring.
The most common times are 24 hours in advance and, for appointments where the customer might quickly forget (such as a video call), also an hour beforehand. Send a reminder a day in advance before the end of the working day, so the customer can still cancel and you can fill the slot again.
WhatsApp is more personal, displays a map link or video link well, and the customer can reply immediately. SMS also reaches people without WhatsApp and without internet. Keep an SMS short: up to 160 characters is one message; emoji or special characters lower that limit to 70.
Yes, if the customer has given you their number for this appointment and expects contact. Business messages to people who have never messaged you can be seen by WhatsApp as unwanted. So only send reminders to customers you're already in touch with, and always give them a way to reply.
Confirm immediately after making the appointment, send a reminder a day in advance, make rescheduling easy ("just send a message") and follow up on a missed appointment in a friendly way without reproach. Those who can easily reschedule are less likely to simply not show up.
With Slimbot, an assistant records appointments that come in via WhatsApp, website chat or phone, and a day in advance an automatic WhatsApp reminder is sent from your own number to customers with whom a conversation is already running. This generator itself sends nothing: you copy the text or open it in WhatsApp.
From the first question to the reminder: how to proceed.
Slimbot records appointments that come in via WhatsApp, website chat or telephone and sends the reminder a day in advance itself — from your own number.
Slimbot