WhatsApp Business met meerdere medewerkers: zo doet u dat

Eén bedrijfsnummer, meerdere mensen die de berichten beantwoorden: dat gaat in de praktijk vaak mis. Berichten blijven liggen of twee collega's antwoorden tegelijk. Hier zijn de vier gangbare manieren, wanneer elke werkt en waar het misgaat.

Optie 1: één telefoon delen

De simpelste manier en de slechtste: iedereen pakt dezelfde telefoon. Er is geen overzicht, een bericht dat een collega al las blijft onbeantwoord en bij personeelswisseling zit de telefoon vol privéspullen. Doen we niet.

Optie 2: apparaten koppelen aan de Business-app

De WhatsApp Business-app laat u het account naast de telefoon op andere apparaten gebruiken (zoals WhatsApp Web). Het maximale aantal gekoppelde apparaten en de regels staan in het WhatsApp Help Center en kunnen wijzigen; kijk daar voor het actuele aantal. Alle gekoppelde apparaten zien dezelfde chats, er zijn geen aparte rollen en u ziet niet wie een bericht heeft beantwoord.

Optie 3: Meta Verified

Op de functiepagina van de Business-app noemt WhatsApp bij Meta Verified: een verificatiebadge, bescherming tegen imitatie, prioriteitssupport en "linking up to 10 devices and agents to your account". Het is een betaald abonnement bij Meta en beschikbaarheid hangt af van land en account. Het lost het overzicht-probleem niet op: u krijgt meer apparaten, geen toewijzing.

Bron: WhatsApp Business-app, functiepagina (gecontroleerd op 21-10-2026).

Optie 4: gedeelde inbox

Bij een gedeelde inbox lopen alle berichten via één omgeving waarin iedere medewerker een eigen login heeft. U ziet wie een gesprek heeft opgepakt, collega's kunnen een gesprek overdragen en intern notities achterlaten ("klant wil vrijdag terugbellen"). Slimbot werkt zo: u koppelt uw eigen nummer, nodigt collega's uit en iedereen werkt in dezelfde inbox op computer of telefoon.

In de live prijslijst zit dit bij het pakket Pro: tot 3 teamleden, gedeelde inbox en routing. Voor meer nummers en afdelingen is er Business, op aanvraag.

Prijzen uit de live prijslijst van Slimbot, excl. btw, maandelijks opzegbaar. Actueel overzicht: slimbot.nl/prijzen.

Stappenplan: van één telefoon naar een team in de inbox

1. Leg vast wie wat doet. Schrijf op welke vragen bij wie horen (offertes, planning, administratie). Dat bepaalt later de routing.
2. Maak een gratis account op slimbot.nl/registreren.
3. Koppel uw nummer met de QR-code (zie eigen nummer koppelen).
4. Nodig collega's uit en geef ze een eigen login. Deel nooit één wachtwoord.
5. Spreek spelregels af: binnen welke tijd reageren we, wie neemt een gesprek op en hoe draag je over.
6. Zet labels aan zoals Nieuw, Offerte, Afspraak en Wacht op klant, zodat iedereen weet waar een gesprek staat.

Valkuilen die we vaak zien

• Twee mensen antwoorden tegelijk: kies in de inbox eerst een eigenaar voor het gesprek.
• Een privé-WhatsApp van een medewerker gebruiken voor klanten: bij vertrek verdwijnt de historie met hem mee.
• Geen spelregels over reactietijd: dat is wat klanten het meest merken.
• Persoonsgegevens delen in een groepschat: gebruik de inbox, niet een privé-groep. Zie ook AVG en opt-out.

Veelgestelde vragen

Verder lezen