SlimbotAls uw website of systeem uitvalt, of als er nieuws is over een lek, komen de vragen tegelijk binnen: op WhatsApp, per mail en aan de telefoon. Wie dan geen overzicht heeft, beantwoordt dezelfde vraag drie keer en mist de dringende. Zo bereidt u zich voor, ook zonder grote organisatie.
Waarom het misgaat
Klanten kiezen het kanaal dat het snelst voelt. Eén vraagt het per app, een ander belt, een derde mailt. Zonder gedeelde inbox weet niemand wie al antwoord kreeg. Bovendien verschilt het antwoord per collega, en dat wekt in een onrustige situatie wantrouwen.
Vijf stappen die u nu kunt zetten
- Schrijf een statustekst. Twee of drie zinnen: wat speelt er, wat weten we al, wanneer horen klanten weer van ons. Schrijf alleen wat vaststaat en zeg eerlijk wat u nog niet weet.
- Breng alle kanalen samen. Zet WhatsApp en mail in één gedeelde inbox, zodat u ziet wie wat heeft beantwoord.
- Stel een automatisch antwoord in. Een vaste tekst die de statustekst herhaalt, zie automatisch antwoorden instellen. Dat geeft rust en bespaart u de eerste ronde.
- Vang gemiste oproepen op. Wie niet doorkomt, belt door. Zie gemiste oproepen opvangen.
- Label wat dringend is. Zet vragen over schade, betalingen of persoonsgegevens apart. Die beantwoordt een mens, geen automaat.
Wat een assistent wel en niet moet doen
| Situatie | Assistent | Mens |
|---|---|---|
| Wanneer is het weer in orde? | Geeft de statustekst | Werkt de tekst bij |
| Vraag over persoonsgegevens | Noteert en geeft door | Beantwoordt zelf |
| Klacht of schade | Bevestigt ontvangst | Neemt contact op |
| Praktische vraag (openingstijden, route) | Antwoordt uit uw kennis | Alleen bij uitzondering |
Een voorbeeld van een statustekst
VOORBEELD · Klant vraagt naar de status
Eigen website controleren
Komen de vragen door een lek of storing op uw eigen website, dan helpt het die zelf te laten controleren. Lees wat er speelt in PHP-lek en Slimbot of bekijk de PHP-lek check & fix.
Veelgestelde vragen
Kan een assistent al mijn klantvragen na een storing beantwoorden?
Praktische vragen en de status wel, op basis van de tekst die u invult. Klachten, schade en gevoelige vragen laat u bij een mens.
Moet ik de statustekst steeds aanpassen?
Ja. Houd één plek bij waar de actuele tekst staat, zodat alle kanalen hetzelfde zeggen.
Wat als mijn WhatsApp-nummer geen automatisch antwoord kan sturen?
Gebruik dan een welkomst- of afwezigheidsbericht, of een gedeelde inbox waarin uw team snel dezelfde tekst kan sturen.
Verder lezen
Houd het overzicht als het druk wordt
Maak een gratis account of plan een demo van de gedeelde inbox.
Gratis starten → Plan een demoLiever bellen? 085 060 4471