U staat bij een klant, zit in een behandeling of het is zeven uur 's avonds, en de telefoon gaat. Wie niet opneemt, verliest de beller vaak aan de volgende op Google. Een AI-receptionist neemt dan voor u op. Wat is dat precies, wat kan hij wel en niet, en wanneer is het de moeite waard?
Een AI-receptionist is software die de telefoon opneemt en een gesprek voert in gewone, gesproken taal. Hij luistert naar de beller, begrijpt de vraag en antwoordt met de informatie die u hem heeft gegeven: uw diensten, prijzen, openingstijden en werkwijze. Daarna voert hij een actie uit, zoals een afspraak inplannen, een terugbelverzoek vastleggen of doorverbinden.
U komt hem onder verschillende namen tegen: AI-telefonist, AI-telefoniste, virtuele receptionist of AI-telefoonassistent. Het gaat steeds om hetzelfde. Het verschil met een ouderwets keuzemenu ("toets 1 voor…") is dat de beller gewoon zegt wat hij wil.
U bepaalt zelf wanneer hij opneemt: altijd, alleen buiten openingstijden, of alleen als u zelf niet opneemt.
Een AI-receptionist weet alleen wat u hem leert. Een ingewikkeld advies, een boze klant met een lang verhaal of een vraag waar maatwerk voor nodig is: daar is een mens beter in. Een goede AI-receptionist herkent zulke gesprekken en zet ze door, of legt ze vast zodat u terugbelt. Zie hem dus niet als vervanging van uw vakkennis, maar als iemand die de telefoon aanneemt, de vraag scherp krijgt en het eenvoudige werk afhandelt.
| Bedrijf | Typische situatie |
|---|---|
| Kapper of salon | Afspraken inplannen terwijl u een klant helpt (meer voor kappers) |
| Installateur of klusbedrijf | Bellers te woord staan terwijl u op de bouwplaats staat (meer voor klusbedrijven) |
| Praktijk | Bellers naar de juiste afspraak of persoon leiden zonder wachtrij |
| Restaurant | Reserveringen aannemen, ook als de zaak vol zit of dicht is |
| Makelaar | Bezichtigingen inplannen en leads voorkwalificeren buiten kantoortijd |
| Zzp'er | Professioneel opgenomen worden, ook als u even niet kunt |
U hoeft geen nieuw nummer of simkaart te nemen. Uw bestaande 085- of 06-nummer wordt doorgeschakeld naar de AI. Klanten bellen dus het nummer dat ze al kennen en merken niets van de techniek. Daarna leert u de assistent uw bedrijf kennen: veelgestelde vragen, openingstijden, diensten en prijzen. Dat is meestal binnen een halfuur gebeurd. Alle gesprekken ziet u terug in uw portaal, en u kunt de assistent op elk moment bijsturen.
| AI-receptionist | Eigen telefoniste | Belservice | |
|---|---|---|---|
| Bereikbaar | 24/7 | Tijdens werktijd | Afhankelijk van het abonnement |
| Kennis van uw bedrijf | Wat u hem leert, altijd hetzelfde antwoord | Groot, na inwerken | Meestal een vast belscript |
| Afspraken inplannen | Ja, direct | Ja | Soms |
| Kosten | Vast bedrag per maand | Salaris | Vaak per gesprek of per minuut |
| Persoonlijk contact | Beperkt, zet door naar u | Groot | Beperkt |
Veel bedrijven combineren: de AI neemt op buiten werktijd en bij drukte, en overdag neemt u of uw collega zelf op.
Bij Slimbot wordt elk gesprek uitgeschreven en opgeslagen in uw portaal. Opnames staan standaard aan en kunt u per nummer uitzetten. Uitgeschreven gesprekken worden 90 dagen bewaard en zijn te exporteren. Onze tip: laat de assistent bij de begroeting zeggen dat de beller met een digitale assistent spreekt. Dat is netjes, en de Europese AI-verordening vraagt ook om die openheid.
Bij Slimbot is AI Bellen een uitbreiding op een abonnement. De eerste 14 dagen zijn gratis, zonder creditcard, en daarna betaalt u per maand, zonder contract. De actuele bedragen staan op de pakkettenpagina.
Wat is het verschil tussen een AI-receptionist en een AI-telefonist? Er is geen verschil: het zijn twee namen voor hetzelfde.
Houd ik mijn eigen telefoonnummer? Ja, uw nummer wordt doorgeschakeld. Klanten bellen het nummer dat ze al kennen.
Wat als hij het antwoord niet weet? Dan legt hij een terugbelverzoek vast met naam, nummer en vraag, en krijgt u direct een melding.
In welke talen praat hij? Nederlands, Engels, Arabisch, Turks en Frans.
Probeer de AI-receptionist 14 dagen gratis op uw eigen nummer.
Bekijk AI Bellen →Lees ook: AI Receptionist in het platform · Slimbot per stad · Wat kost WhatsApp Business?