Inbox & berichten
De inbox is de plek waar u het grootste deel van uw dag doorbrengt. Alle klantcontacten komen daar samen: WhatsApp-gesprekken, e-mail en chats via de widget op uw website. In dit hoofdstuk leert u de inbox kennen, beantwoordt u gesprekken, bepaalt u per gesprek hoeveel de assistent doet en richt u snelantwoorden, contacten en labels in.
Wat u nodig heeft
- Een gekoppeld kanaal — meestal WhatsApp; zie WhatsApp koppelen.
- Een lijstje met vragen die bij u vaak terugkomen; die zet u om in snelantwoorden.
- Eventueel een afspraak met uw team over wie welk gesprek oppakt.
1. De inbox openen en lezen
- Open Berichten vanuit het dashboard of via Snelle acties.
- Kies bovenaan het kanaal: WhatsApp, Mail of Website.
- Links staat de lijst met gesprekken, met het laatste bericht en de tijd. Filter op ongelezen om te zien wat nog aandacht vraagt.
- Klik op een gesprek om de hele geschiedenis te openen.
- Bekijk rechts of bovenin de gegevens van het contact: naam, nummer en eventuele notities.
De drie tabbladen hebben elk hun eigen bron. WhatsApp toont gesprekken van uw gekoppelde nummer. Mail toont berichten van uw zakelijke mailboxen (zie E-mail). Website toont chats en leads via de widget (zie Chatbot & website widget). Is een tabblad leeg, dan is dat kanaal simpelweg nog niet ingericht.
2. Een gesprek beantwoorden
- Open het gesprek en lees de laatste berichten door.
- Typ uw antwoord in het veld onderaan, of kies een snelantwoord met de shortcode.
- Staat er een voorstel van de assistent klaar, lees dat dan na. U kunt het overnemen, aanpassen of negeren.
- Verstuur het bericht. Het verschijnt direct in de thread.
- Is het gesprek klaar? Archiveer het of geef het een label, zodat uw lijst overzichtelijk blijft.
Wilt u zelf een gesprek beginnen, gebruik dan de knop voor een nieuw gesprek en vul het telefoonnummer inclusief landcode in. Houd er rekening mee dat u alleen mensen benadert die daar aanleiding toe gaven; lees de uitleg over toestemming en afmelden.
3. Bepaal per gesprek wat de assistent doet
Bovenaan elk gesprek staat een keuzeschakelaar. Zo bepaalt u per klant hoeveel u uit handen geeft:
| Stand | Wat er gebeurt | Wanneer gebruiken |
|---|---|---|
| Uit | De assistent doet niets in dit gesprek | Gevoelige of complexe kwesties die u zelf afhandelt |
| Voorstellen | De assistent schrijft een antwoord, u verstuurt het | De eerste weken, en bij nieuwe soorten vragen |
| Gedeeltelijk | Simpele standaardvragen gaan automatisch, de rest komt als voorstel | Openingstijden, adres en prijsindicaties |
| Automatisch | De assistent beantwoordt zelfstandig | Buiten kantooruren of bij veel gelijksoortige vragen |
| Uitsluiten | Het gesprek wordt volledig genegeerd door de assistent | Interne chats, leveranciers of prive-contacten |
4. Contacten bijhouden
Elk gesprek hoort bij een contact. Onder Contacten beheert u die gegevens:
- Maak vanuit een gesprek een contact aan en vul naam, bedrijf en e-mailadres aan.
- Geef het contact een categorie, bijvoorbeeld klant, lead of leverancier.
- Zet in het notitieveld wat een collega moet weten: gemaakte afspraken, voorkeuren of eerdere klachten.
- Filter later op categorie om bijvoorbeeld alleen leads te bekijken.
Goed onderhouden contacten maken de antwoorden van uw assistent persoonlijker en voorkomen dat u iemand tweemaal hetzelfde vraagt.
5. Snelantwoorden instellen
Snelantwoorden zijn kant-en-klare teksten die u met een korte code oproept. Ze besparen dagelijks veel tijd. Beheer ze via Snelantwoorden:
- Klik op nieuwe template.
- Geef een korte shortcode op, bijvoorbeeld
/openingof/offerte. - Schrijf de tekst. Gebruik variabelen zoals
{{naam}}en{{bedrijf}}om het bericht persoonlijk te maken. - Kies een categorie, bijvoorbeeld begroeting, verkoop, support of afsluiting.
- Sla op en gebruik de shortcode voortaan in het antwoordveld van de inbox.
Begin met vijf tot tien snelantwoorden voor uw meest gestelde vragen. Dat is vaak al goed voor een groot deel van uw dagelijkse berichten.
6. Labels voor overzicht
Met labels houdt u grip op drukke dagen. Maak in Labels een set aan die past bij uw werkwijze, bijvoorbeeld offerte gestuurd, wacht op klant en afgehandeld. Geef elk label een eigen kleur en wijs ze toe aan contacten. Zo ziet u in een oogopslag welke gesprekken nog een vervolg nodig hebben en voorkomt u dat twee collega's hetzelfde gesprek oppakken.
Een werkbare dagelijkse routine
- Begin de dag met het filter op ongelezen en werk van boven naar beneden.
- Beantwoord of label elk gesprek; laat niets zonder status staan.
- Archiveer wat af is, zodat uw lijst kort blijft.
- Noteer wekelijks welke vraag het vaakst terugkwam en maak daar een snelantwoord of een training van.
Problemen oplossen
| Wat u ziet | Waarschijnlijke oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Het antwoordveld is grijs | Geen actieve koppeling | Controleer de koppelstatus en koppel opnieuw via WhatsApp koppelen |
| Lijst met gesprekken blijft leeg | Er zijn nog geen inkomende berichten sinds de koppeling | Laat iemand een testbericht sturen naar uw zakelijke nummer |
| Tabblad Mail is leeg | Er is nog geen mailbox ingesteld | Richt uw zakelijke e-mail in via hoofdstuk E-mail |
| Tabblad Website is leeg | De chatwidget staat nog niet op uw site | Plaats de code volgens Chatbot & website widget |
| De assistent antwoordt terwijl u dat niet wilt | Het gesprek staat op automatisch | Zet de stand op uit of gebruik uitsluiten voor dit gesprek |
| Een klant kreeg twee keer antwoord | Een collega en de assistent reageerden tegelijk | Werk met labels en zet drukke gesprekken op voorstellen |
| Berichten laden niet | Tijdelijk verbindingsprobleem in de browser | Ververs de pagina; blijft het misgaan, meld het via Support |
Veelgestelde vragen
Kan ik zelf antwoorden terwijl de assistent aanstaat?
Ja. U kunt altijd zelf typen. Wilt u een gesprek helemaal overnemen, zet de assistent dan voor dat gesprek op uit; hij blijft dan stil tot u hem weer aanzet.
Ziet mijn klant dat een assistent antwoordt?
De klant ziet gewoon uw bedrijfsnaam en nummer. In uw eigen inbox is wel te zien welke berichten door de assistent zijn opgesteld, zodat u het verschil houdt tussen automatische en handmatige antwoorden.
Waarom kan ik in een gesprek niets typen?
Het antwoordveld is niet beschikbaar zolang er geen actieve koppeling is. Controleer de koppelstatus in het dashboard en koppel opnieuw als de verbinding verbroken is.
Werken snelantwoorden ook op de andere kanalen?
Snelantwoorden zijn bedoeld voor terugkerende teksten en werken in de berichtenvelden van de inbox. U roept ze op met de shortcode die u er zelf aan geeft.
Kunnen meerdere collega's tegelijk in dezelfde inbox werken?
Ja. Iedereen ziet dezelfde gesprekken. Spreek onderling af wie welk gesprek oppakt, bijvoorbeeld met labels, om dubbele antwoorden te voorkomen.
Blijven oude gesprekken bewaard?
Gesprekken die via Slimbot binnenkomen blijven in de inbox staan, ook na het opnieuw koppelen van uw nummer. U kunt afgehandelde gesprekken archiveren om uw lijst overzichtelijk te houden.
Meer weten over de kanalen die in deze inbox samenkomen? Lees Kanalen overzicht. Voor achtergrond over het verschil tussen appen en mailen: WhatsApp of e-mail.