E-mail

E-mail is nog altijd het formele kanaal: offertes, facturen, bevestigingen en alles wat later teruggezocht moet worden. In dit hoofdstuk maakt u mailboxen aan op uw eigen domein, koppelt u ze aan uw telefoon en laptop, en zorgt u dat inkomende mail naast uw WhatsApp- en websitegesprekken in dezelfde inbox binnenkomt. Alles draait op Nederlandse infrastructuur, onder uw eigen domeinnaam — geen adres van een gratis dienst achter uw bedrijfsnaam.

Wat u nodig heeft

• Een eigen domeinnaam. Heeft u die nog niet, dan registreert u er een via Domein.
• Toegang tot de DNS-instellingen van dat domein, of uw akkoord dat wij dat voor u regelen.
• Een lijstje met de adressen die u wilt: info@ is het minimum, daarnaast vaak administratie@, offerte@ of een adres per medewerker.
• Uw telefoon en laptop bij de hand om de mailbox meteen in te stellen.

Stap 1 — Een mailbox aanmaken

1. Open Mailboxen in het dashboard.
2. Klik op Nieuwe mailbox en vul het adres in, bijvoorbeeld info@uwdomein.nl.
3. Kies een sterk, uniek wachtwoord. Gebruik nooit een wachtwoord dat u ook elders gebruikt — mailboxen zijn een geliefd doelwit.
4. Sla op. De mailbox is direct actief.
5. Log in via de webmail-link op de mailbox-pagina en stuur uzelf een testbericht.

Stap 2 — Uw domein correct instellen

Voor betrouwbare bezorging moeten er een paar instellingen bij uw domein kloppen. Kort uitgelegd:

• De ontvangstregel (MX). Deze bepaalt waar inkomende mail naartoe gaat. Staat die verkeerd, dan komt uw mail simpelweg ergens anders binnen.
• De verzendtoestemming (SPF). Hiermee vertelt uw domein welke systemen namens u mogen versturen.
• De digitale ondertekening (DKIM). Deze bewijst dat een bericht onderweg niet is aangepast.
• Het beleid (DMARC). Dit vertelt ontvangers wat ze moeten doen met post die niet klopt.

Beheert u het domein bij ons, dan zetten wij dit standaard goed. Staat uw domein elders, dan krijgt u van ons de exacte regels om over te nemen. Houd er rekening mee dat een DNS-wijziging niet altijd meteen overal zichtbaar is; geef het rustig een paar uur voordat u concludeert dat er iets mis is.

Stap 3 — Mail op uw telefoon en laptop

U kunt volledig in webmail werken, maar de meeste ondernemers willen hun mail ook in de app op hun telefoon. Elke mailbox heeft daarvoor eigen gegevens, die op de mailbox-pagina in het dashboard staan. Let bij het instellen op drie dingen:

• Kies IMAP en niet POP3. Met IMAP blijft alles gesynchroniseerd: wat u op uw telefoon leest, is op uw laptop ook gelezen.
• Zet beveiligde verbinding (TLS/SSL) aan voor zowel inkomende als uitgaande post.
• Gebruik voor de uitgaande server dezelfde inloggegevens als voor de inkomende. Vergeet niet aan te vinken dat de uitgaande server authenticatie vereist — dat is de meest gemaakte fout.

Stap 4 — Mail in uw gedeelde inbox

Inkomende berichten verschijnen op het tabblad Mail in uw inbox, naast WhatsApp en de websitechat. Daardoor ziet u per klant het hele verhaal: eerst de chat op uw site, daarna de app, dan de offerte per mail. Voor teams is dat het grootste verschil met een gewone mailbox — iedereen kijkt naar hetzelfde overzicht in plaats van naar zijn eigen postvak.

Versturen kan op drie manieren: rechtstreeks vanuit de inbox, via Mail versturen in het dashboard, of gewoon in webmail wanneer u bijlagen, mappen of een uitgebreide handtekening nodig heeft. Welke kanalen uw digitale medewerker actief bedient, stelt u in bij Instellingen & team.

Stap 5 — Handtekening en huisstijl

Stel per mailbox een handtekening in met bedrijfsnaam, telefoonnummer, website en KvK-nummer. Houd hem kort en tekstueel; grote afbeeldingen in handtekeningen worden vaak geblokkeerd en maken uw mail zwaarder dan nodig. Gebruikt u meerdere adressen, zorg dan dat ze dezelfde opmaak hebben — dat oogt professioneel en voorkomt dat een klant twijfelt of een bericht wel van u komt.

Bezorging: waarom mail soms in de spammap belandt

Nieuwe adressen moeten hun reputatie nog opbouwen. Begin daarom rustig: stuur de eerste dagen normale, persoonlijke berichten in plaats van meteen honderden nieuwsbrieven. Vermijd berichten die uit één grote afbeelding bestaan, schrijf niet in hoofdletters en zet niet in elke zin een link. Vraag klanten die u vaak mailt om uw adres toe te voegen aan hun contacten. En stuur commerciële mail alleen naar mensen die daarvoor toestemming gaven — dat is niet alleen netjes, het is ook de snelste manier om uw bezorging goed te houden.

Veelgemaakte fouten en hoe u ze oplost

• Inloggen lukt niet in de app, wel in webmail. Bijna altijd staat de uitgaande server verkeerd of ontbreekt het vinkje voor authenticatie. Neem de gegevens van de mailbox-pagina letterlijk over.
• U ontvangt niets. Controleer de ontvangstregel van uw domein. Wijst die nog naar uw oude aanbieder, dan komt uw post daar binnen en niet hier.
• Uw mail komt bij anderen in spam. Controleer verzendtoestemming, ondertekening en beleid van uw domein, en let op de inhoud van het bericht. Blijft het probleem, mail dan support@slimbot.nl met een voorbeeldbericht.
• Dezelfde mail staat dubbel of verdwijnt. Waarschijnlijk staat er ergens nog POP3 ingesteld, dat berichten weghaalt van de server. Zet alles om naar IMAP.
• De mailbox zit vol. Ruim grote bijlagen op en leeg uw prullenbak en spammap; die tellen mee.
• Een collega ziet de mail niet. Controleer of hij toegang heeft tot het juiste inbox-kanaal in Instellingen & team.

Praktijkvoorbeelden per branche

• Installatie- en bouwbedrijven. De aanvraag komt via WhatsApp binnen, de offerte gaat per mail. Doordat beide in dezelfde inbox staan, ziet de monteur de foto's en de kantoormedewerker de offerte — zonder door te sturen.
• Kapsalon en beauty. Afspraken lopen via de app, maar leveranciers en de boekhouder mailen. Een apart administratie@-adres houdt dat gescheiden. Zie voor kappers.
• Makelaardij. Brochures, taxaties en documenten gaan per mail; het hele dossier per klant blijft zichtbaar naast de chatgesprekken. Zie voor makelaars.
• Zorg en praktijken. Gebruik functiegerichte adressen en stuur nooit gevoelige gegevens zonder afspraak per mail; verwijs voor inhoudelijke zaken naar een beveiligd kanaal of een telefonisch consult. Zie voor de zorg.
• Webshop. Order- en retourmail komt binnen naast de chat, zodat een klant niet twee keer hetzelfde hoeft uit te leggen.

Veelgestelde vragen

Kan ik mailboxen op mijn eigen domeinnaam krijgen?
Ja. U maakt zelf mailboxen aan zoals info@uwdomein.nl. Heeft u nog geen domein, dan registreert u er een via het dashboard.

Kan ik mijn bestaande e-mailadres behouden?
Ja. U verhuist uw domein of past de instellingen ervan aan; uw adres blijft hetzelfde. Bestaande berichten kunnen bij een overstap worden meegenomen — vraag ernaar via support@slimbot.nl.

Werkt mijn mail ook in Outlook, Apple Mail of Gmail op mijn telefoon?
Ja. Elke mailbox werkt met de standaardinstellingen voor IMAP en uitgaande post, met beveiligde verbinding. De gegevens staan bij de mailbox in het dashboard.

Komt mijn e-mail in dezelfde inbox als WhatsApp?
Ja. Inkomende mail verschijnt op het tabblad Mail naast uw WhatsApp- en websitegesprekken, zodat u per klant het hele contact op één plek ziet.

Waarom belandt mijn mail in de spammap?
Meestal doordat de verzendinstellingen van het domein nog niet volledig kloppen, of doordat een nieuw adres nog geen reputatie heeft opgebouwd. Controleer de domeininstellingen en bouw uw verzendvolume rustig op.

Hoeveel mailboxen kan ik aanmaken?
Dat hangt af van uw pakket. Op Pakketten ziet u wat er in uw pakket zit; uitbreiden regelt u via Pakketten & upgrade.