Instellingen & team

De instellingen zijn het fundament onder uw digitale medewerker. Wat hier staat, gebruikt hij in elk gesprek: uw bedrijfsgegevens, uw openingstijden, welke kanalen aanstaan en wie er meekijkt. Een half uur zorgvuldig invullen scheelt weken bijsturen achteraf. Alles vindt u op Instellingen in het dashboard; hieronder loopt u de secties in de juiste volgorde langs.

Wat u nodig heeft

• Uw bedrijfsgegevens: officiële naam, KvK-nummer, adres, telefoonnummer en algemeen e-mailadres.
• Uw openingstijden, inclusief afwijkende dagen zoals feestdagen en vakantieperiodes.
• Uw logo in een goede resolutie, als u de huisstijl wilt doorvoeren.
• De namen en e-mailadressen van collega's die toegang moeten krijgen.

Stap 1 — Profiel en bedrijfsgegevens

Vul de bedrijfsgegevens volledig in. Dit is geen administratieve formaliteit: uw digitale medewerker gebruikt deze gegevens letterlijk in antwoorden. Staat er een oud telefoonnummer, dan geeft hij dat oude nummer door. Let daarom op:

• Bedrijfsnaam precies zoals klanten hem kennen, inclusief rechtsvorm als u die gebruikt.
• Adres en werkgebied. Werkt u in een straal rond uw vestiging, geef dat dan expliciet aan — anders zegt de assistent te snel ja of te snel nee tegen een aanvraag uit een buurgemeente.
• Contactgegevens die daadwerkelijk worden gelezen en beantwoord.
• Logo en huisstijl voor de chatwidget en uitgaande documenten.
• Taalvoorkeur. Nederlands is standaard; uw digitale medewerker kan meertalig antwoorden wanneer een klant een andere taal gebruikt.

Stap 2 — Kanalen aan- en uitzetten

Bepaal welke kanalen u gebruikt: WhatsApp, websitechat, e-mail en telefonie. Zet alleen aan wat u daadwerkelijk bemant of laat bemannen — een kanaal dat aanstaat maar niet wordt gelezen, is slechter dan geen kanaal. Per kanaal legt u ook vast hoe zelfstandig uw digitale medewerker mag optreden: zelf antwoorden, alleen een concept voorstellen, of alleen signaleren. Het overzicht van alle kanalen staat in Kanalen overzicht; de inrichting per kanaal in WhatsApp koppelen, Chatbot & website widget, E-mail en Telefoon & bellen.

Stap 3 — Bereikbaarheid en openingstijden

Leg uw openingstijden vast en beschrijf wat er daarbuiten gebeurt. Buiten kantooruren kan uw digitale medewerker gewoon antwoorden, een terugbelverzoek noteren of een afspraak inplannen voor de eerstvolgende werkdag. Vergeet de uitzonderingen niet: feestdagen, bedrijfsvakantie en die ene woensdagmiddag dat u dicht bent. Klanten vergeven een gesloten deur, maar niet een assistent die zegt dat u open bent terwijl dat niet zo is.

Stap 4 — Koppelingen controleren

• WhatsApp. Controleer de status van uw koppeling. Staat die op wachten, open dan de QR-pagina of bekijk de koppelopties.
• Website. Controleer of het chatvenster nog op uw site staat; na een themawissel verdwijnt de code weleens.
• E-mail. Controleer of uw mailboxen actief zijn en of de post daadwerkelijk binnenkomt.
• Telefonie. Controleer uw nummers en de doorschakelregels.
• Betaalaccount. Koppelt u uw eigen betaalaccount, dan kunt u betaallinks versturen. Dit is optioneel en alleen zichtbaar voor uzelf.

Stap 5 — Teamleden toevoegen

Meerdere mensen kunnen op hetzelfde account werken, zodat gesprekken niet vastlopen bij één persoon:

1. Nodig een collega uit op zijn eigen e-mailadres. Deel nooit één inlog: bij vertrek van een medewerker moet u dan alles omzetten.
2. De collega maakt een eigen wachtwoord aan en logt in op hetzelfde bedrijfsaccount.
3. Bepaal wat hij mag: gesprekken lezen, gesprekken beantwoorden, tools gebruiken of ook instellingen wijzigen.
4. Spreek af wie welk kanaal bewaakt en op welk moment van de dag. Techniek lost bereikbaarheid niet op als niemand zich verantwoordelijk voelt.

Heeft u een uitgebreidere rechtenstructuur nodig, bijvoorbeeld per afdeling of per vestiging? Mail support@slimbot.nl, dan richten wij dat samen met u in.

Stap 6 — Overdracht tussen mens en digitale collega

Spreek af hoe u een gesprek overneemt. Zodra u zelf in een gesprek reageert, laat uw digitale medewerker het aan u — hij praat er niet doorheen. Wilt u het daarna weer teruggeven, dan zet u de assistent voor dat gesprek weer aan. Leg voor uw team vast wanneer u overneemt: bij klachten, bij afwijkende prijsafspraken en bij alles wat juridisch of medisch gevoelig ligt.

Privacy, transparantie en AVG

Alles draait op Nederlandse infrastructuur en u blijft eigenaar van uw gegevens. Een paar zaken regelt u zelf:

• Wees transparant. Laat uw digitale medewerker zich voorstellen als digitale collega en vermelden dat een medewerker kan overnemen. Dat schept vertrouwen en voorkomt discussie achteraf.
• Vermeld het in uw privacyverklaring. Beschrijf welke kanalen u gebruikt, dat telefoongesprekken worden opgenomen en samengevat, en hoe lang u gesprekken bewaart. Zie Privacy en de Voorwaarden.
• Respecteer afmeldingen. Wie aangeeft geen berichten meer te willen, haalt u uit uw verzendlijsten. Lees AVG en opt-out bij WhatsApp.
• Deel geen gevoelige gegevens via kanalen die daar niet voor bedoeld zijn, en train uw assistent niet met documenten die persoonsgegevens van klanten bevatten.
• Ruim toegang op. Gaat een medewerker uit dienst, verwijder dan direct zijn account.

Veelgemaakte fouten en hoe u ze oplost

• De assistent noemt verouderde gegevens. Vrijwel altijd staat het oude telefoonnummer of adres nog in het profiel. Werk het profiel bij; de correctie werkt direct door op alle kanalen.
• Klanten krijgen antwoord terwijl u dicht bent. De openingstijden ontbreken of de feestdagen staan er niet in. Vul de uitzonderingen aan.
• Twee collega's antwoorden op hetzelfde gesprek. Verdeel de kanalen en spreek af wie wanneer kijkt; laat de ander niet meelezen zonder afspraak.
• Een collega ziet niets. Zijn account hangt aan een ander bedrijfsaccount of hij mist rechten op dat kanaal. Controleer de uitnodiging en de rechten.
• Iedereen deelt één inlog. Dat maakt niet alleen onduidelijk wie wat deed, het is ook een beveiligingsrisico. Geef elke medewerker een eigen account.
• Een kanaal staat aan maar wordt niet gelezen. Zet het uit of wijs een eigenaar aan. Een onbeantwoord kanaal kost u klanten.

Praktijkvoorbeelden per branche

• Installatie- en spoeddiensten. Kantoor bewaakt mail en offertes, de dienstdoende monteur krijgt alleen spoed doorgeschakeld. Openingstijden en escalatieregel maken hier het verschil. Zie voor installateurs.
• Kapsalon en beauty. Twee medewerkers met eigen inlog kijken om beurten in de inbox; de assistent handelt afspraakvragen zelfstandig af. Zie voor kappers.
• Makelaardij. Elke makelaar heeft een eigen account, maar het team ziet dezelfde gesprekken — zo blijft een dossier doorlopen als een collega vrij is. Zie voor makelaars.
• Zorg en praktijken. Strikte rechten, functiegerichte adressen en een harde regel dat inhoudelijke vragen altijd naar een medewerker gaan. Zie voor de zorg.
• Horeca. Buiten openingstijden neemt de assistent reserveringsverzoeken aan; de bedrijfsleider loopt ze 's ochtends in één keer door.

Veelgestelde vragen

Kunnen meerdere medewerkers op één account werken?
Ja. U nodigt collega's uit op hun eigen e-mailadres; iedereen logt in met een eigen wachtwoord op hetzelfde bedrijfsaccount en ziet dezelfde gesprekken.

Kan ik per medewerker instellen wat hij mag?
Ja. U bepaalt wie gesprekken mag lezen en beantwoorden, wie tools gebruikt en wie instellingen mag wijzigen. Voor uitgebreidere rechtenstructuren helpt ons supportteam u.

Wat gebeurt er buiten openingstijden?
Dat bepaalt u zelf. Uw digitale medewerker kan gewoon antwoorden, een terugbelverzoek noteren of een afspraak plannen voor de eerstvolgende werkdag. Vul ook feestdagen en vakanties in.

Weten mijn klanten dat ze met een digitale medewerker praten?
Ja, en dat adviseren wij nadrukkelijk. De assistent stelt zich voor als digitale collega en meldt dat een medewerker kan overnemen. Dat is transparant en voorkomt verrassingen.

Waar staan mijn gegevens?
Op Nederlandse infrastructuur, en u blijft eigenaar van uw gegevens. Beschrijf in uw eigen privacyverklaring welke kanalen u gebruikt en hoe lang u gesprekken en opnames bewaart.

Hoe verwijder ik een medewerker die uit dienst gaat?
Verwijder zijn account bij de teamleden en wijzig gedeelde wachtwoorden, bijvoorbeeld van een gedeelde mailbox. Doe dat op de laatste werkdag, niet later.