Wat is een voice note? Uitleg, tips en zo werkt het in een team-inbox

Wat is een voice note precies?

Een voice note is een audiobericht dat je opneemt in een chatapp en direct verstuurt. Het verschijnt in het gesprek als een balkje met een afspeelknop en de lengte van het bericht. WhatsApp is de bekendste app, maar ook Instagram, Messenger, Telegram en de berichten-app van de iPhone ondersteunen spraakberichten.

Voice note is Engels voor ‘spraaknotitie’. In het Nederlands zeggen we ook spraakbericht, spraakmemo of voicebericht; het gaat steeds om hetzelfde. Een voice memo is strikt genomen een opname die je voor jezelf maakt, bijvoorbeeld met de app Dictafoon op de iPhone, maar in de praktijk worden de woorden door elkaar gebruikt.

Een voice note versturen in WhatsApp

• Open het gesprek en houd de microfoonknop rechts naast het tekstvak ingedrukt.
• Spreek je bericht in. Laat los om het direct te versturen.
• Lang bericht? Schuif tijdens het inspreken omhoog naar het slotje. Dan hoef je de knop niet vast te houden en kun je het bericht eerst terugluisteren voordat je het verstuurt.
• Vergissing? Schuif naar links om de opname te annuleren, of tik op het prullenbakje als het bericht vergrendeld is.

Een voice note beluisteren

Tik op de afspeelknop. Met de knop 1x, 1,5x of 2x naast het bericht luister je sneller. Houd je de telefoon tegen je oor, dan speelt WhatsApp het geluid af via de oorluidspreker in plaats van de luidspreker, zodat anderen niet meeluisteren. Nieuwere versies van WhatsApp kunnen een spraakbericht ook uitschrijven; of dat werkt, hangt af van je toestel en de ingestelde taal.

Voice notes in een bedrijf: handig, maar let op

Klanten sturen steeds vaker een voice note in plaats van een getypt bericht. Voor de klant is dat makkelijk: even inspreken wat er aan de hand is. Voor een bedrijf heeft het twee nadelen. Op één telefoon kan maar één persoon het bericht beluisteren, en een voice note is lastig terug te vinden als je later zoekt naar wat een klant precies zei.

Spreek daarom af wie spraakberichten van klanten oppakt, en zet de belangrijkste afspraken uit een voice note als korte notitie bij het gesprek. Zo weet een collega ook wat er is afgesproken zonder alles opnieuw te beluisteren.

Zo werkt het in de team-inbox van Slimbot

In Slimbot komt uw zakelijke WhatsApp-nummer binnen in een gedeelde inbox. Stuurt een klant een voice note, dan staat die als bericht in het gesprek, met een afspeelknop. Elke collega met toegang tot het gesprek kan hem beluisteren, ook vanaf de computer. Het spraakbericht blijft bij de klant bewaard, naast de rest van de gesprekgeschiedenis.

Wilt u zelf iets inspreken, bijvoorbeeld een persoonlijke uitleg, dan neemt u een spraakbericht op met de microfoon van uw computer en verstuurt u het vanuit de inbox. Dat werkt zowel bij een koppeling via de WhatsApp-app als bij de officiële Cloud-koppeling.

Eerlijk om te weten: de chatbot van Slimbot beantwoordt tekstberichten. Een voice note van een klant wordt niet automatisch uitgeschreven of door de assistent beantwoord; die pakt uw team op in de inbox.